効率よく仕事をするために、しっかり課題を分けよう！

皆さんこんにちは。

 

今日は、「7つの習慣から学んだ」仕事を効率化するための方法について書きます。

 

皆さん日々仕事をしている中で、

・仕事が多くて終わらない・・・

・やらなきゃいけない事に追われて、やりたいことが出来ない・・・

・とにかく時間がない

と悩むことありませんか？

 

私も社会人1年目の頃は、とにかく大量の仕事をがむしゃらにやって、

結果ミスをしまくるという事が多々ありました。

 

しかし、こういった悩みは

「緊急性と重要性を意識して、課題を分けること」で解決することが出来ます。

 

この方法を実践していただくと、

➀課題が多くてパニックになることがなくなる

➁大きな成果が得られやすくなる

➂時間に余裕ができる

といったことが期待できます。

 

本日はまず、課題の分け方について説明します。

是非最後まで、ご覧になっていただければと思います。

 

1.課題を4つに分ける

 

日々生活している上で出会う課題を

「すぐに対応を迫られる緊急なことか？」

「人生の目的や価値観にとって重要なことか？」

という視点で、

➀緊急かつ重要な課題

➁緊急だけど重要ではない課題

➂緊急じゃないけど重要な課題

④緊急でも重要でもない課題

の4つに分けます。

 

これは　フランクリン・コヴィー・ジャパン編集「まんがでわかる7つの習慣」に書かれている

第3の習慣【最優先事項を優先する】の図を参考にしています。

 

 

この中で、一番重要な課題は

緊急ではないが重要な課題であり、この課題に多く時間を使えると良いとされています。

 

よって、他の3つの領域の課題に関しては、なるべく時間をかけないことが大切です。

 

2.新入社員Aさんを例に

 

例を出して考えてみます。

Aさんは今年から入社したサラリーマンです。

学生時代からお付き合いしている彼女と同棲しており、将来的には結婚も考えています。

ある日、Aさんの担当するお客さんさんから「困ったことがあって」と相談があり、会うことになりました。

お客さんの対応をしている最中に、仕事用の携帯電話に着信が入ります。

「ちょっとすみません」と席を外し、電話に出てみると、ちょっと苦手な先輩からの電話で、

「俺忙しいからこの仕事頼むよ」と雑用を頼まれてしまいます。

「何もお客さんの対応中に電話してくる要件じゃないだろ・・・」と不満に思いつつ。

お客さんの対応に戻ります。

お客さんの相談については、傾聴した上で、何個かアドバイスをすることで、満足して帰っていただきました。

しかし、お客さんと話している中で、

「同じようなことで困っている人多いから、何とかできないかな？」と思うような課題を発見しました。

結局そのあとは、上司から他の仕事を頼まれてしまい、先ほどの課題について深く考える時間はなく、

先輩から頼まれた雑用をやり、仕事後には強引に誘われた飲み会を断れずに、帰宅したのは夜中の12時。

結婚を考えている同棲中の彼女は先に寝ていて、

「今日もあっという間だったな」と思いながら、寝床に着く。

 

こんなAさんの1日の課題を先ほどの考えで表してみると

 

➀お客さんの対応と上司からの支持は、緊急かつ重要な課題

 

➁先輩から頼まれた雑務は、緊急だが重要ではない課題

 

➂お客さんの困ったことを未然に防ぐ解決策を考える事や

大切な彼女との時間は、緊急ではないが、重要な課題

 

④強引に誘われた飲み会は、緊急でも重要でもない課題

となります。

 

よって、➀、②、④の課題は素早く終わらせ、➂の課題に多くの時間を割くことで、

とても有意義な時間の使い方となりますが、Aさんはうまくいきませんでした。

 

ではどうすればよかったでしょうか？

 

それぞれの課題をどう対処するかは、また後日詳しく書きたいと思いますが、

今回の例でいえば、

 

・お客さんの対応や上司の指示は、真摯に丁寧に取り組むことで、

クレームや仕事のやり直しにならないようにする。

 

・先輩からの雑務は、旨く理由をつけて断るか、またはもっと時間がありそうな人に頼む

 

・飲み会は本当に行きたい時しか行かない

 

などの対応をすれば、

解決策を考える時間や大切な彼女との時間を確保することが出来たと言えます。

やるとやらないでは、1日の充実感が大違いです！

 

いかがでしたでしょうか？

課題を4つに分け、それぞれに対して対処していくと本当に仕事が楽になります。

僕はこのことを実践してから、大分楽になりました。

是非皆さんも試してみてください。

 

4つの課題の対処法は、順を追って解説していきます。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました！

明日も頑張りましょ！

 

参考書籍

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