今すぐ出来る！　会議の改善方法

皆さんこんにちは！

 

今回は、今すぐ出来る会議の改善方法について書いていきます。

 

会議って

長々と上司の話を聞いて、最後に「何か質問ある？」って聞かれて終わる

 

という事多くないですか？

 

正直、「これ会議の意味あるのかなぁ」とか思いませんか？

 

しかし、上司に

「会議の方法を変えましょう！」と言う勇気も力もない・・・

 

そんな人に実践していただきたいのが、

会議の最後に”決まったこと”、”やるべきこと”を確認する

です。

 

この方法を実践していただくことにより、

 

・会議の内容が頭に入ってきやすい

・長時間の会議が無駄にならなくなる

・会議に参加できる

 

と思います。

 

今回の内容は、榊巻亮さん著　「世界で一番やさしい会議の教科書」　日経BP社

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を参考に、私の考えを中心に書いています。

 

なぜ　”決まったこと”　”やるべきこと” を確認するのか？

 

なぜ　上記の２つのことが大切かと言うと、

会議の内容が頭に入っていない人がほとんどだからです。

 

頭に入っていない原因は、

・話し手の話の内容がまとまっていない

・聴き手が真剣に聞いていない

の2つが考えられると思います。

 

まず、聴き手の問題ですが、

基本的に興味のない話であれば、人間誰しもがあまり真剣には聞けないものです。

 

何となくは聞いているのですが、自分には関係のない話だと思った瞬間に頭では違う事を考えていたりします。

それでは会議の内容が頭に入ってくるはずがありませんので、

会議に出席していた時間が無駄になっていしまいます。

 

次に話し手の問題ですが、

会議で何を話すか？を何となく決めて会議に臨む人は多いのですが、

具体的な内容を細かく決めてくる人はほとんどいないと思います。

 

その為、議題に対する自分の考えや対応策を思いつくままに発言することが多いので、

内容がまとまらず、

聴き手に伝わりにくい　もしくは、

「言ったと思ったけど実は言っていなかった」なんてことが起きます。

 

これによって、聞き手は会議の話がちゃんと頭に入っていない状態のまま、会議を終えてしまいます。

 

この２つの問題を解決するのが、

”決まったこと”と”やるべきこと”を確認する

なんです。

 

この会議の”決まったこと”と”やるべきこと”を確認すれば、

会議に参加している全員が、会議の内容の重要な要点を確認して会議を終えることが出来ます。

 

 

話し手の問題に対しては、

確認した内容が、話し手が思っていた事とは違った場合、「いや、それはこうゆう事だっただろ」と

即座に訂正してくれるので、聴き手の勘違いを防げる

 

聴き手の問題に対しては

・全然話を聞いていなかった人も最後の要点だけを聞けば、話の内容を理解できる

・最後に「決まったこととやるべきことを話さないと」と思うと真剣に話を聴くようになる

 

このように、会議の内容が頭に入っていないという問題を防ぐのには、

”決まったこと”と”やるべきこと”を確認するのが非常に有効なのです。

 

実際にどうやれば良いのか？

 

では、実際に会議の場になったらどうすればよいのでしょうか？

 

まずは会議の内容をメモしましょう。

会議の議事録を作成している人がいる場合もありますが、それでもメモしましょう。

 

意外と会議の議事録が、会議の内容をきちんと反映していないことも多いからです。

また、最後の”決まったこと”、”やるべきこと”の確認作業によって、

議事録も作成しやすくなるので、議事録作成の人がいても必ずやりましょう。

 

そして、確認するタイミングですが、

大体の会議の最後にある

「何か質問はあるか？」

の時間にしてみましょう。

 

なかなか手を上げるのは緊張すると思いますが、勇気を振り絞って手を挙げてみてください。

 

具体的にどう発言すればよいかについて本書には、

書かれているので参考にしてみてください。

 

そして重要なのが

「やるべきことは、誰が？いつまでに？何をするか？を明確にすること」

（榊巻亮さん著　「世界で一番やさしい会議の教科書」　日経BP社　P37より一部抜粋）

です。

 

例えば、会議の内容で、

 

スタッフの言葉使いが乱れているという指摘があった。

チームとして対策を取っていく。

対策法として、言葉使いについての研修会を実施する。

研修会は、普段から言葉使いが丁寧なAさんにお願いする。

というのがあったとして、

 

”決まったこと”は、「言葉使いについての研修会を行う」

という事になります。

 

一方、”やるべきこと”は、「Aさんに研修をお願いする」

という事になりますが、

・誰がAさんにお願いする？

・いつまでにお願いして、研修はいつやるのか？

・研修会の告知はどうやってやる？誰がやる？

とまだまだ決めなくてはいけない多くの問題を抱えています。

 

なので、

”やるべきこと”は、誰が？いつまでに？何をするか？を明確にすること

を意識してやってみましょう。

 

まとめ

 

・会議を今すぐ改善する方法は、会議の最後に”決まったこと”と”やるべきこと”を確認すること。

 

・会議の内容が頭に入っていないというのを解決できる

 

・会議の最後に、『私の理解が合っているか確認したいんですけど、今日決まったことは、これとこれで、

　やるべきことはこれ、という認識で合っていますか？』と聞いてみる

 

・やるべきことは、誰が、いつまでに、何をするか？まで明確にする

 

いきなり、会議の方法を180°変えましょう！みたいなことは中々出来ないですが、

この方法なら、今すぐに出来て、しかも新人でもできます。

 

是非試してみて下さい。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

今日も事故に気を付けていきましょう！